Politique de confidentialité des renseignements personnels

1. Préambule

La présente politique de confidentialité des renseignements personnels (ci-après : «la présente politique») s’applique au site Internet de Arpentage Côte-du-Sud inc. ainsi qu’à l’ensemble des renseignements personnels recueillis par notre entreprise.

Dans la présente politique, les termes «nous», «notre» et «nos» désignent l’entreprise Arpentage Côte-du-Sud inc.

Par la présente politique, Arpentage Côte-du-Sud inc. a voulu décrire ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels, dont leur cueillette, leur utilisation, leur divulgation et leur conservation, par l’entremise de notre site Internet ou par d’autres moyens de communication, tels que téléphones, courriels, ou tout autre moyens technologiques ou non.

Arpentage Côte-du-Sud inc. recueillent, utilisent, divulguent et conservent différents renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicables, ainsi qu’à la Loi sur les arpenteurs-géomètres et ses règlements, dont le règlement sur la tenue d’une étude de l’ordre des arpenteurs-géomètres du Québec (LRQ.,c.A-23,r.20). Ces renseignements sont conservés dans les dossiers de l’entreprise lors de réalisation de mandat. Évidemment, l’entreprise prend à cœur la confidentialité desdits renseignements personnels.

En consultant ou en utilisant notre site Internet et en communiquant avec nous, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément à la présente politique.

2. Notre engagement

Au sein de Arpentage Côte-du-Sud inc., nos activités sont fondées sur une relation étroite entre les arpenteurs-géomètres, les techniciens et le personnel de soutien et nos clients, alors nous nous engageons à respecter votre vie privée.

Notre entreprise offre des services d’arpentage. Pour la réalisation de ceux-ci nous ne collectons pas de renseignements personnels hautement confidentiels.

Il est essentiel pour nous de maintenir une relation de confiance et pour se faire nous nous engageons à préserver la sécurité de vos renseignements personnels partagés dans le cadre de notre prestation de service.

À cet égard, Arpentage Côte-du-Sud inc. s’engage à prendre tous les moyens nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements personnels qu’elle a en sa possession.

Plus particulièrement, Arpentage Côte-du-Sud inc. s’engage, notamment, à:

• Former son personnel quant à la protection des renseignements personnels;
• Évaluer les risques relatifs à la vie privée;
• Mettre en place tous les moyens nécessaires à la protection des renseignements personnels;
• De suivre les démarches prévues par la loi, si des incidents de confidentialité sont constatés;
• Répondre dans un délai raisonnable, aux demandes et plaintes relatives aux renseignements personnels et à leur protection.

3. Renseignements personnels recueillis

Arpentage Côte-du-Sud inc. est amenée à recueillir des renseignements personnels dans divers contextes, ainsi que lors de l’utilisation de son site Internet (voir item 4).

Arpentage Côte-du-Sud inc. peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes et uniquement aux fins nécessaires à sa prestation de services.

Les renseignements personnels recueillis, à moins de fins exceptionnelles sont: prénom et nom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous ou avec le propriétaire le cas échéant, ainsi que tous renseignements servant à identifier le lieu où l’arpentage doit-être effectué (adresse des travaux, numéro de lot, etc.). Arpentage Côte-du-Sud inc. collecte uniquement les renseignements nécessaires à ses activités et met en place des mesures de protection dès la réception de ces renseignements.

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous les recueillions, utilisions et communiquions de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité. Si vous nous avez soumis des renseignements personnels et souhaitez retirer votre consentement à leur rétention, utilisation ou communication, veuillez communiquer avec nous. Si vous retirez votre consentement, il est possible que nous ne puissions plus vous fournir certains produits ou services.

Les renseignements personnels sont confidentiels et seuls les membres de l’équipe de «Arpentage Côte-du-Sud inc.» peuvent y accéder. Ces renseignements peuvent également être transmis aux organes de contrôle ou d’inspection professionnelle conformément à la législation ou à la réglementation applicable, ainsi qu’à des tiers autorisés (arpenteur-géomètre, notaire, agent d’immeuble etc.).

Arpentage Côte-du-Sud inc. prend toutes les mesures nécessaires pour protéger et sécuriser les renseignements personnels, afin de préserver leur confidentialité et d’éviter toute altération, destruction ou divulgation non autorisée à des tiers.

Ces mesures sont mises en place durant la période nécessaire aux fins poursuivies conformément à la législation ou à la réglementation applicable. Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.

4. Vérification de l’identité

Certaines opérations d’arpentage nécessitent la vérification de l’identité des personnes. Ainsi pour différent travaux, tel que le bornage et les opérations cadastrales, l’identité des propriétaires doit être vérifiée. (ref. article 2989 de Code civil du Québec)

La vérification de l’identité peut se faire au moyen de 2 documents officiels tels que: le permis de conduire, la carte d’assurance maladie et/ou le passeport.

5. Collecte des renseignements personnels via notre site Internet

Nous prenons des précautions pour protéger vos renseignements personnels. Lorsque vous soumettez des renseignements vous concernant par l’entremise de ce site Web, ces renseignements sont protégés en ligne et hors ligne. Cependant, nous ne sommes pas responsables des pratiques des sites Web ou des services liés depuis ou vers ce site Web, y compris des renseignements et du contenu que ceux-ci renferment.

Témoins (ou «cookies»)

Nous pouvons utiliser des témoins (ou «cookies») sur ce site Web. Un témoin est un ensemble de données stocké sur le disque dur des utilisateurs de notre site Web pour nous aider à améliorer leur accès à celui-ci et à les identifier quand ils y reviennent. Les témoins peuvent aussi nous permettre de découvrir et de cibler les champs d’intérêt des utilisateurs de notre site Web pour améliorer l’expérience qui leur est offerte. L’utilisation d’un témoin n’est nullement reliée à des renseignements personnels permettant de vous identifier sur notre site Web. Certains de nos partenaires d’affaires peuvent utiliser des témoins sur notre site Web, mais nous n’avons aucun accès à ces témoins ni aucun contrôle sur ceux-ci.

Google Analytics

Nous utilisons Google Analytics, pour analyser les comportements de navigation des visiteurs de ce site. Il s’agit d’un outil d'analyse de la fréquentation et de l’utilisation de sites Web fourni par Google Inc. Google Analytics recueille des renseignements sur une base anonyme, tels que le nombre de visiteurs du site, le type de navigateur et de système d’exploitation qu’ils utilisent, la date, l’heure et la durée des visites, les pages consultées, ainsi que les autres sites Web visités avant d’accéder à ce site. Notre utilisation de Google Analytics comprend le composant de rapports sur les performances démographiques et les centres d’intérêt.

Vous pouvez désactiver les fonctionnalités de Google Analytics en téléchargeant le module complémentaire de navigateur [lien : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout] pour la désactivation de Google Analytics ou en configurant les paramètres de votre navigateur de manière à bloquer l’utilisation de témoins.

Les liens présents sur notre site Internet peuvent vous rediriger vers d’autres sites externes. Veuillez noter que la présente politique ne concerne que les renseignements personnels collectés et utilisés sur notre site Internet ou par le biais de celui-ci. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu ou aux activités des autres sites Internet accessibles via les liens que nous fournissons, ainsi qu’en ce qui concerne les pratiques de confidentialité des tiers.

Arpentage Côte-du-Sud inc., préfère éviter les communications via les médias sociaux, pour des questions de sécurité informatique.

Les liens présents sur notre site Internet peuvent vous rediriger vers d’autres sites externes. Veuillez noter que la présente politique ne concerne que les renseignements personnels collectés et utilisés sur notre site Internet ou par le biais de celui-ci. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu ou aux activités des autres sites Internet accessibles via les liens que nous fournissons, ainsi qu’en ce qui concerne les pratiques de confidentialité des tiers.

Nous vous recommandons vivement de lire la politique de confidentialité de ces tiers avant de leur communiquer des renseignements personnels. Toutefois, nous attachons une grande importance à l’intégrité de notre site Internet et nous sommes ouverts à vos commentaires sur les sites externes qui y sont liés.

6. Cueillette des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis seront utilisés pour les raisons suivantes:

• Ouverture des dossiers;
• Communiquer avec le client;
• Traitement de dossiers;
• Traiter les candidatures pour des postes;
• Répondre à des obligations légales ou réglementaires;
• Facturation;
• Production de rapports et de plans;
• Communiquer avec d’autres professionnels;
• Communiquer avec les autorités gouvernementales;
• Toute autre utilisation pertinente à notre mandat.

7. Conservation et destruction des renseignements personnels

En vertu de la réglementation sur le greffe des membres de l’Ordre des Arpenteur-géomètres du Québec (C.A-23, r.21) la conservation du greffe est d’une durée illimitée, ainsi on ne détruit aucun renseignement en vertu de cette réglementation.

Les documents papiers sont conservés dans la voute de chacun des bureaux de l’entreprise conformément à la Loi sur les arpenteurs-géomètres (LRQ c. A-23).

Les documents informatiques sont conservés sur les serveurs de l’entreprise (et des copies de sécurité sur des disques amovible à l’extérieur des bureaux de l’entreprise).

Lorsque nous rédigeons des documents d’arpentage (certificat de localisation, d’implantation, procès-verbal d’abornement, etc.), nous conservons votre dossier dans notre voute, alors que les documents en minute sont conservés dans des classeurs à l’épreuve du feu.

Une fois le dossier finalisé, votre dossier est archivé à l’interne, dans nos voutes ou sur nos serveurs.

8. Possibilité de retrait du consentement relatif à la protection des enseignements personnels

À tout moment, nos clients ont la possibilité de révoquer leur consentement en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Toutefois, il leur sera expliqué que le fait de ne pas fournir les informations nécessaires pourrait entraver notre capacité à exécuter les tâches pour lesquelles nos services sont sollicités. Toutefois, tel qu’exigé par la loi sur les arpenteurs-géomètres (LRQ c. A-23), une fois un mandat finalisé, aucun renseignement personnel ne peut-être détruit.

9. Modification de la présente politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter notre site Internet afin d’y vérifier les changements.

Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.

10. Violation de la protection des renseignements personnels

Si nous pensons que les renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée, nous réviserons la présente politique et y apporterons les modifications nécessaires. Au besoin, la ou les personnes touchées seront avisés.

Dans le cas où vous souhaitiez exprimer des préoccupations concernant nos procédures de protection des renseignements personnels ou signaler une violation de la présente politique, vous avez la possibilité de déposer une plainte par écrit auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier entrera en contact avec vous pour obtenir tous les détails pertinents.

Ensuite, notre responsable de la protection des renseignements personnels analysera les circonstances à l’origine de la plainte et déterminera si des ajustements doivent être apportés aux dispositions actuelles de la présente politique.

11. Droit d’accès ou de rectification

Vous avez un droit d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels ou encore demander de faire rectifier ceux-ci, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante : renseignements@arpentagecds.com, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels. Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans les 30 jours suivants la réception de votre demande.

12. Questions ou commentaires et plaintes

Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante : renseignements@arpentagecds.com.

Nous nous engageons à vous répondre dans les 30 jours suivants la réception de vos questions ou commentaires, afin de vous informer des mesures prises ou prévues en réponse à vos questions ou à vos commentaires.

13. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Responsable Bureau Montmagny

Nom: Étienne Canuel, arpenteur-géomètre, administrateur
Téléphone: 418-248-2091
Courriel: renseignements@arpentagecds.com

Responsable Bureau Saint-Jean-Port-Joli

Nom: Christian Chénard, arpenteur-géomètre, administrateur
Téléphone: 418-598-9648
Courriel : renseignements@arpentagecds.com

Responsable Bureau La Pocatière

Nom: Guy Marion, arpenteur-géomètre, administrateur
Téléphone: 418-856-2866
Courriel : renseignements@arpentagecds.com

Responsable Bureau Saint-Pascal

Nom: William Lévesque, arpenteur-géomètre, administrateur
Téléphone: 418-492-3427
Courriel : renseignements@arpentagecds.com